Egy profin felszerelt konferenciaterem rengeteg előnnyel jár és rendkívül jó szolgálatot tesz, akár online, akár személyes események rendezéséről legyen is szó.

Gyakori kérdés azonban, hogy megéri-e saját konferenciatermet fenntartani, vagy a bérlés a megfelelő megoldás? Ebben a cikkben utánajárunk, mikor lehet előnyös saját termet berendezni és mikor éri meg inkább bérelni azt?

Milyenek a jól felszerelt konferenciatermek?

Egy kiváló konferenciaterem a lehető legjobban elégíti ki az azt használók igényeit. Ezek a termek kialakításukban és felszereltségükben is azt a célt kell szolgálják, hogy a bennük tartott, vagy innen közvetített konferenciák és megbeszélések kifogástalan minőségűek legyenek.

De milyen kritériumok alapján lehet eldönteni, hogy számunkra megfelelő-e egy terem?

1. A konferenciaterem mérete

Az első dolog, amit meg kell vizsgálni, az a terem mérete. A konferenciaterem befogadóképessége alapjaiban meghatározza, hogy mekkora számú résztvevőt tud befogadni, így ezt mindenképpen figyelembe kell venni, legyen szó akár bérlésről, vagy saját konferenciaterem berendezéséről. 

Ha főként online konferenciák lebonyolítására akarunk használni egy termet, akkor valójában elég lehet egy kisebb terem is, hiszen itt a konferencián résztvevő emberek online csatlakoznak be, így nem kell az ő elhelyezésükre is gondolni. Ha azonban rendszeresek a személyes jelenléttel járó konferenciák, akkor gondolni kell a méretre is.

2. A konferenciaterem felszereltsége

Ez talán a legfontosabb kérdés. Minél jobb egy konferenciaterem felszereltsége, annál jobb lesz a konferencia minősége is. Ha minőségi video- és hangrendszerrel van felszerelve egy terem, akkor sokkal igényesebb rendezvényeket lehet tartani, ami növeli a konferencián résztvevők élményeit. 

Ami miatt azonban a felszereltség még fontosabb, az az online videokonferenciák minősége. A gyenge minőségű hangrendszer jelentősen csökkenti az online nézők és hallgatók élményét, illetve nagyban megnehezíti az információk pontos átadását. Ha azonban kiváló minőségű felszerelések vannak egy teremben, akkor kifogástalan minőségben lehet közvetíteni online a konferencia eseményeit, az előadásokat, stb.

A legfontosabb eszközök egy konferenciaterem esetében természetesen a hang rögzítésére használt mikrofonok, a kamera/kamerák és a kivetítő, ahol a prezentációkat lehet közszemlére tenni.

A mikrofon esetében fontos, hogy a távolabb ülők hangját is megfelelően tudja rögzíteni, hiszen elsődleges szempont, hogy mindenki hallható legyen a felvételen. A kamerák esetében is fontos a minőség, de ma már a videokonferencia-eszközök esetében a képi rögzítésre használt eszközöknél ritkán találkozni rossz minőséggel. A hangminőség azonban sokszor problémás, így itt tényleg kardinális, hogy milyen minőségű eszközök kerülnek beszerelésre. 

3. Egyéb szempontok

Bár magának a konferenciának a minőségére nem gyakorol közvetlen hatást, fontos beszélni a terem ,,kényelmi felszereltségéről” is. 

A konferenciateremben lévő székek kényelme igen fontos lehet például olyan esetekben, amikor fél- vagy egész napos előadások, workshopok kerülnek megrendezésre. Hosszú ideig ülni egy kényelmetlen széken rendkívül megterhelő, ami képes még a figyelmet is elvonni magáról a megbeszélésről. Szélsőséges esetben pedig még egészségkárosító hatása is lehet egy rossz széknek, hiszen ha nem biztosít megfelelő támaszt a hátnak, akkor rövid idő alatt olyan pozíciót vehetnek fel a rajtaülők, ami terheli a hátat illetve a derekat. 

A megfelelő szellőzésre és a hűtés-fűtésre is gondolni kell, hiszen ha sokan ülnek egy teremben több órán át, akkor igen hamar elhasználódik a levegő. Fontos tehát, hogy a konferenciaterem szellőztethető legyen.

Emellett pedig a fűtésről és/vagy a légkondicionálásról is gondoskodni kell, mivel a túl magas, vagy alacsony hőmérséklet is kényelmetlenné teszi a rendezvényt azok számára, akik személyesen is jelen vannak a teremben.

Milyen konferenciateremre van szükség?

Ahhoz, hogy meghatározzuk, milyen konferenciateremre van valójában szüksége a vállalatnak, a következőket mindenképpen tisztázni kell:

1. Milyen gyakran lesz szükség a konferenciateremre?

Saját, vagy bérelt konferenciaterem? A kérdés igen nehéz, hiszen sok szempontból vonzó lehet, ha saját helyiséggel rendelkezik egy cég. Az előnyökről azonban később még részletesen írni fogunk. 

Fontosabb azonban annak a meghatározása, hogy milyen gyakran tervez az adott vállalat ilyen eseményeket rendezni?

Ha például évente 1-2 alkalommal lenne szükség a konferenciateremre, akkor értelemszerűen nem éri meg sajátot építeni, hiszen nem lesz megfelelően kihasználva. Persze ha a terem másra is használva van – például céges megbeszélésekre – akkor az egy másik kérdés. Ha azonban kizárólag konferenciák megrendezésére használják, akkor a ritka használat nem teszi szükségessé saját terem kialakítását.  

2. Személyes, vagy online események lesznek nagyobb számban?

Az is egy fontos szempont, hogy személyes konferenciák megrendezése a gyakori, vagy az online eseményeké. 

Abban az esetben, ha kizárólag személyes konferenciákról van szó, akkor nagyobb termek esetén szükség lehet mikrofonra és hangszóróra, ha pedig nagyon nagy a helyiség, akkor komolyabb események esetén audio mixerre is. Amennyiben pedig idegennyelvű előadók is tartanak prezentációt, akkor tolmácsrendszer beszerzése is indokolt lehet. 

Ha azonban online eseményeket is tervez a vállalat, akkor természetesen szükséges a video- és hangrendszer kiépítése. Tehát érdemes előre eldönteni, hogy milyen jellegű rendezvények lesznek a teremben, és ennek tudatában kell kialakítani, vagy bérelni azt.

3. Van-e elegendő anyagi forrás saját konferenciaterem berendezésére?

A harmadik fontos szempont pedig az, hogy  a cég milyen anyagi erőforrásokkal rendelkezik. Értelemszerűen egy saját terem berendezése sokkal nagyobb költségekkel jár. 

A bérlés azonban – bár alacsonyabb költségekbe kerül – ha gyakori, akkor szintén nagy anyagi ráfordítást von maga után. Hosszú távon tehát a saját konferenciaterem lényegében egy befektetés is, amivel növelhető a vállalat portfóliója, de akár a munkatársak képzésében is nagy szerepet játszhat.

Arra azonban mindenképp figyelni kell, hogy a cég csak abban az esetben invesztáljon saját konferenciaterem kiépítésébe, ha valóban van rá megfelelő tőkéje. Ha túlvállalja magát és nem lesz megfelelően kihasználva a terem, akkor ez a befektetés akár anyagi problémákhoz is vezethet, így érdemes alaposan átgondolni a döntést.

Most pedig hasonlítsuk össze, milyen előnyei és hátrányai vannak a saját, illetve bérelt konferencia teremnek.

Saját vs. bérelt konferenciaterem?

A döntés meghozatalában óriási segítséget nyújthat, ha megismerjük, milyen előnyökkel és hátrányokkal kell számolni saját, illetve bérelt konferenciaterem esetén.

1. Saját konferenciaterem előnyei és hátrányai:

Előnyök:

  • Bármikor rendelkezésre áll
  • Teljesen a cég és a munkatársak igényei szerint lehet kialakítani
  • A felszerelések is a cég szempontjai szerint alakíthatóak
  • Nem kell utazni, hiszen – a legtöbb esetben – a céggel azonos irodában, vagy épületben található

Hátrányok:

  • Magas költségek, ráadásul a fenntartási költségekkel is számolni kell (Megnövekedett fogyasztás miatt magasabb rezsiköltségek)
  • Ha egy eszköz elromlik vagy meghibásodik, a szervizelés is a cég költsége
  • A konferenciaterem rendbentartását, takarítását is menedzselni kell

2. Bérelt konferenciatermek előnyei és hátrányai:

Előnyök:

  • Alacsonyabb költségek
  • Nem kell foglalkozni a terem takarításával, rendbetételével (Persze használat alatt be kell tartani az előírt szabályokat, amelyek az eszközök védelmét szolgálják)
  • Az esetleg fellépő technikai problémák javítását nem a bérlőnek kell finanszírozni (Ez persze változhat, ha a bérlő hibájából keletkezett a kár)

Hátrányok:

  • Kevesebb szabadság, előre le kell foglalni a termet
  • A felszereltség adott, vagy plusz költségek fejében lehet jobb eszközöket igénybe venni
  • Kevésbé alakítható, és a berendezése sem a cég szempontjai alapján van kialakítva

Ha saját konferenciatermet rendezünk be, azt jól meg kell tervezni

A cikkben részletesen bemutattuk, milyen előnyei és hátrányai vannak a saját, illetve a bérelt konferenciateremnek. Ha a cégünk számára szeretnénk megtalálni a legjobb megoldást, akkor alaposan végig kell gondolni a dolgot, hiszen ez egy komoly feladat, így semmiképp nem szabad elhamarkodni.

Ha saját konferenciaterem berendezése mellett döntünk, akkor csak úgy vágjunk bele, hogy az ehhez szükséges tőke rendelkezésünkre áll. Ha nem lesz kihasználva a terem, akkor a befektetett összeg nem fog megtérülni, így  problémát is okozhat a vállalat működésében a berendezésre költött összeg hiánya. 

Amennyiben azonban mégis úgy döntünk, hogy a cég telephelyén alakítunk ki egy saját konferenciatermet, akkor érdemes szakemberek segítségét kérni, hiszen ez egy rendkívül összetett feladat. Alaposan fel kell mérni, hogy milyen lehetőségeket rejt magában a helyiség, ahol a konferenciaterem ki lesz alakítva. A szakemberek emellett segítenek abban is, hogy a lehető legjobb legyen a terem elrendezése, akusztikája, így maximalizálva a konferenciaterem minőségét.

Kapcsolódó bejegyzések

Az 5 legjobb videokonferencia alkalmazás céges hívásokhoz

Az 5 legjobb videokonferencia alkalmazás céges hívásokhoz

Ma már szinte minden vállalatnál rendszeresek a videokonferencia hívások, legyen szó akár ügyfelekkel való kapcsolattartásról, vagy a munkatársak közötti megbeszélésekről. A piacon számos alkalmazás elérhető, amely alkalmas céges hívások lebonyolítására, viszont...

Videokonferencia eszközök: Így válaszd ki a legmegfelelőbbet!

Videokonferencia eszközök: Így válaszd ki a legmegfelelőbbet!

A távoli munkatársakkal való kapcsolattartásnak a legnépszerűbb módja a videokonferencia. Legyen szó akár egy nagyvállalat vagy egy kisebb cég munkatársairól, a videokonferencia egy kifejezetten jó módszer.Milyen eszközökre van szükség egy videokonferencia...