Ma már szinte minden vállalatnál rendszeresek a videokonferencia hívások, legyen szó akár ügyfelekkel való kapcsolattartásról, vagy a munkatársak közötti megbeszélésekről. A piacon számos alkalmazás elérhető, amely alkalmas céges hívások lebonyolítására, viszont jelentős különbségek figyelhetőek meg közöttük.

Ebben a cikkben bemutatjuk a legjobb, cégek számára is alkalmas videokonferencia alkalmazásokat, és arra is próbálunk választ találni, milyen szempontok alapján kell kiválasztani a megfelelőt.

Ha szeretné megtalálni az Ön cége számára legalkalmasabb videokonferencia appot, mindenképpen érdemes végigolvasnia ezt a cikket, hiszen segíthet a döntés meghozatalában

Milyen egy jó videokonferencia alkalmazás?

Érdemes megvizsgálni, hogy milyen kritériumoknak kell megfelelnie egy videokonferencia alkalmazásnak, hiszen ezzel kialakítható magunkban egy kép arról, milyen szempontok fontosak számunkra, vagy melyeket tudják a cég munkatársai a legjobban hasznosítani.

1. Kezelhetőség

Talán a legfontosabb tulajdonság egy videokonferencia alkalmazás esetében, hogy mennyire egyszerű a regisztráció, a beszélgetésbe való belépés, illetve az alkalmazás kezelőfelülete.

Léteznek olyan applikációk, amelyek használatához regisztráció szükséges. Akadnak azonban olyanok is, amelyek esetén a hívásindításhoz ugyan felhasználót kell regisztrálni, de a beszélgetéshez való csatlakozáshoz nincs szükség fiók létrehozására. Ez nagyon hasznos lehet abban az esetben, ha például egy olyan ügyféllel kell megbeszélést folytatni, aki korábban nem használta az adott applikációt.

Fontos továbbá az is, hogy magának az alkalmazásnak a kezelőfelülete egyszerű és letisztult legyen. Az online megbeszélések esetén sokszor olyan személyek is részt vesznek, akik nehezebben boldogulnak az ilyen alkalmazásokkal, így számukra kifejezetten előnyös egy érthető és átlátható kezelőfelület.   

2. Kiváló hang- és képminőség

Sokan azt gondolhatják, hogy az ilyen alkalmazások esetében ma már a kiváló kép- és hangminőség alapfeltétel, ez azonban közel sincs így.

Persze a megbeszélés minőségét nagyban befolyásolja az, hogy milyen eszközök vannak használatban a megbeszélés alatt. Nem mindegy például, hogy valaki okostelefonról, laptopról vagy egy jó minőségű webkamera és mikrofon segítségével csatlakozik a megbeszéléshez. 

A videokonferencia alkalmazás azonban szintén nagy szerepet játszik ebben, hiszen minden ilyen alkalmazásban vannak beállítások, amelyekkel jobbá, élesebbé és tisztábbá lehet tenni a képet és a hangot, növelve így a hívás minőségét.

3. Kompatibilitás

A kompatibilitás alatt arra kell gondolni, hogy az adott alkalmazás milyen egyéb applikációkkal társítható. Vannak olyan alkalmazások, amelyek rendelkeznek beépített funkciókkal, így nincs szükség arra, hogy egyéb programokat kelljen mellettük használni. 

Ez azonban nem minden appra igaz, így egyes esetekben külső megoldásokat is használni kell, például egy képernyő megosztásra vagy egyéb hasonló műveletekre.

Emellett pedig fontos, hogy a videokonferencia alkalmazás kompatibilis legyen Windows illetve macOS rendszerekkel is. Bár ez ma már nem szokott gondot okozni, hiszen a legtöbb alkalmazás együtt tud dolgozni minden ismertebb operációs rendszerrel, de nagy előny lehet egy olyan szoftver, amely a lehető legtöbb, akár kevésbé elterjedt rendszeren is futtatható.

4. Beépített funkciók

A legjobb és legkényelmesebb persze az, ha egy alkalmazás minden olyan funkcióval rendelkezik, amelyre a cég megbeszélésen szükség lehet. Ebben az esetben nincs szükség külsős szoftverek használatára, hiszen minden elérhető a videokonferencia alkalmazásban. 

Minél több beépített opció van, annál jobbnak tekinthető az alkalmazás. Ennek azonban árnyoldala lehet, hogy bonyolultabb a kezelőfelület, hiszen ez több funkciót és több gombot is eredményez, ami rontja a letisztultságot és az egyszerűséget.

Emellett pedig lassabb lehet a program, esetleg nagyobb tárhelyre lehet szükség a telepítéséhez, és a frissítések is gyakrabban érkeznek.

5. Felhasználók száma

Kardinális szokott lenni ez a kérdés, hiszen a legtöbb videokonferencia alkalmazás korlátozza azt, hogy egyszerre hány fő vehet részt a beszélgetésben. Ha olyan videokonferenciák rendezésére kerül sor, ahol akár több száz fő is részt venne, akkor sokkal kevesebb opció érhető el, mint a kisebb, 10-50 fős megbeszélések esetén. Ezt a számot ugyanis a legtöbb alkalmazás támogatja.

Vannak persze olyan esetek is, amikor egy alkalmazás ingyenesen elérhető például 20 ember számára, magasabb létszám esetén azonban elő kell fizetni, vagy meg kell vásárolni a program egy olyan verzióját, amely magasabb létszám esetén is használható.

6. Biztonság

A biztonság is kiemelten fontos, hiszen céges megbeszéléseknél igen gyakori, hogy fontos, a vállalat életére és fejlődésére hatással lévő témákról is szó esik, így minimálisan sem tolerálható egy esetleges illegális behatolás. 

A videokonferencia alkalmazások fejlesztői épp ezért igen komoly figyelmet fordítanak arra, hogy ezek a szoftverek a lehető legbiztonságosabbak legyenek. Előfordulnak persze problémás esetek, és a gyengébb biztonsági rendszerrel ellátott szoftvereket érdemes is elkerülni, már ha fontos a cég szempontjából a biztonság. 

Most pedig nézzük, melyek a legjobb videokonferencia alkalmazások.

A legjobb videokonferencia alkalmazások cégek számára

1. Zoom

A Zoom az egyik legismertebb és legkedveltebb alkalmazás, amely az utóbbi pár évben óriási növekedést produkált a felhasználói szám tekintetében.

Még az elején fontosnak tartjuk leszögezni, hogy bár valójában voltak biztonsági problémák korábban a Zoom esetében – 2020-ban hackerek sikeres támadásokat hajtottak végre a Zoom-mal szemben –, a vállalat azóta komoly előrelépéseket tett a biztonság terén, és ma már sokkal megbízhatóbbnak tekinthető, mint a 2020-as problémás időszakban.

A Zoom egyébként telepíthető Windows, macOs, iOS és Android rendszerekre is, így lényegében minden eszközön elérhető, ami rendkívül nagy előnynek mondható. Ráadásul ahhoz, hogy csatlakozni tudjunk egy Zoom meetinghez, nincsen feltétlenül szükség az alkalmazás letöltésére, hiszen böngészőn keresztül is beléphetünk a megbeszélés szobájába.

Az alkalmazás egyébként 40 perces hosszúságú megbeszélések létrehozását támogatja ingyen, de előfizetőként akár 30 órás hosszú videokonferencia megtartására is alkalmas. Több különféle előfizetői csomag is elérhető, és a legmagasabb szinten akár 500 fő is csatlakozhat a híváshoz, így céges szempontból – ha szükség lehet több száz fős megbeszélésekre – a Zoom egy kifejezetten jó választás. 

Korábban írtunk egy részletes bemutatót, a Zoom videokonferencia alkalmazásról, érdemes azt is elolvasni.

2. Slack

A Slack egy igen népszerű alkalmazás, amelyet főleg vállalati körülmények között szoktak használni, jellemzően kisebb és közepes vállalkozások.

Használata rendkívül egyszerű, és nagyon sok cégnél veszik igénybe vállalaton belüli szöveges kommunikációhoz is, tehát a munkatársak ezen keresztül tartják a kapcsolatot munka közben. Meglehetősen egyszerű kezelése mellett különféle munkacsoportok hozhatók benne létre, ahol rengeteg hasznos funkciót találunk.

A Slack egyik legnagyobb erőssége, hogy rendkívül jól kezel olyan más alkalmazásokat, mint például a Google Drive és az Office 365. Videohívások tekintetében érdemes megemlíteni, hogy itt maximum 15 fő vehet részt a hívásban, így ha ennél nagyobb létszámú megbeszélésekre is igény van, akkor a Slack nem a legjobb választás.

Kisebb állományú cégek számára, ahol nincsenek nagyobb létszámú megbeszélések, kitűnő választás lehet, hiszen ez nem csak egy videokonferencia applikáció, hanem a folyamatos kapcsolattartásra, belső kommunikációra is használható szoftver. 

3. Microsoft Teams

A Microsoft Teams a Microsoft saját, kifejezetten üzleti kommunikációra fejlesztett alkalmazása, amely a Office 365 termékcsalád tagja.

A Microsoft Teams a Zoom mellett egy igen népszerű videokonferencia szoftver, és nagy előnye az előzőhöz képest, hogy az ingyenes csomag 40 perc helyett 60 perces hívásokat tesz lehetővé. Egy konferencia hívásba akár 100 személy is csatlakozhat, így kifejezetten nagyobb megbeszélések lebonyolítására is alkalmas.

Mivel a Microsoft saját tervezésű szoftvere, így minden, a gyártó által működtetett egyéb applikációval kompatibilis. Magyarországon a Microsoft Windows a legelterjedtebb operációs rendszer, így itthoni vállalkozások számára a Microsoft Teams kitűnő választás lehet.

Minden olyan funkcióval rendelkezik, amely szükséges lehet céges megbeszélések alkalmával. Van benne képernyőmegosztó, zajcsökkentő funkció, illetve a hátteret is személyre lehet szabni, ami hivatalosabb megbeszélések alkalmával nagyon fontos lehet.

4. Whereby

A Whereby a norvég Telenor által létrehozott videokonferencia alkalmazás, amely olyan kisvállalkozások számára lehet nagyszerű választás, amelyek egy igazán egyszerű és könnyen használható alkalmazást keresnek videokonferenciák lebonyolítására.

Nagy előnye a korábbi alkalmazásokkal szemben, hogy itt nincs szükség regisztrációra, illetve az alkalmazás letöltésére, hiszen a konferenciahívás létrehozása után csak egy URL-linket kell megosztani, amelyre csatlakozni tudnak a résztvevők. Ez is mutatja, hogy a Whereby lényege a gyorsaság, egyszerűség és a kényelem.

A Zoom konferenciánál kissé hosszabb, 45 perces hívásokat lehet létrehozni az ingyenes verzióval, amelyeken maximum 100 fő vehet részt.

Léteznek természetesen előfizetéses csomagok is. A Pro verzió 7 dolláros áron érhető el, amelyért cserébe egyszerre 3 URL-t, így 3 hívást is létre tudunk hozni, ráadásul itt időkorlátozás sincs. Emellett pedig a teljes beszélgetést rögzíteni is lehet. Vállalati szempontból előnyös, hogy itt a cég arculatát is meg lehet jeleníteni a beszélgetéseknél, ami fontos marketing szempontból.

A Business csomag 10 dolláros áron vásárolható meg és a Pro verzió minden előnyét tartalmazza. Itt már korlátlan számú URL létesíthető, a szolgáltató pedig kiemelt szerviz szolgáltatást nyújt a Business előfizetők számára, ezáltal gyorsabban kaphatunk segítséget, ha valamilyen problémánk adódik.

5. Discord

A Discord egy rendkívül népszerű online kommunikációs szoftver, amely elsősorban különféle számítógépes játékokkal kapcsolatos közösségek számára lett kifejlesztve, ugyanakkor vállalati felhasználásra is rendkívül jó lehet.

A Discordon számtalan csatorna létesíthető, így akár a különféle munkacsoportok számára is létre lehet hozni szobákat, így az ott dolgozó munkatársak könnyedén tudnak egymással akár írásban, akár videohíváson keresztül kommunikálni.

Legnagyobb előnye, hogy itt nincsen semmilyen időlimit, hiszen nem egy megbeszélés zajlik, hanem a tagok csupán időszakosan osztanak meg egymással információkat egy csatornára csatlakozva.

Külső megbeszélések esetén ugyan kissé nehezebb a felhasználási módja, hiszen a meghívott ügyfélnek mindenképpen regisztrálnia kell és le kell töltenie az applikációt a számítógépre, vagy egy okoseszközre. A Discord azonban rengeteg nagyszerű funkcióval rendelkezik (képernyőmegosztás, különféle csoportok és szobák létrehozása), így vállalatok számára is hasznos alkalmazás lehet.

Hogyan válasszuk ki a legjobb alkalmazást?

Egy vállalkozás számára a legjobb videokonferencia alkalmazást nem egyszerű kiválasztani, hiszen egyrészt rengeteg lehetőség van, másrészt számos szempontot figyelembe kell venni a döntés meghozatala előtt.

Persze az is megoldás lehet, hogy egyszerre több alkalmazást használ egy cég, ez azonban azért nem szerencsés, mert így a munkatársaknak több programot is meg kell tanulniuk kezelni. 

A vállalat kommunikációja szempontjából azonban minden esetben az egyszerűségre kell törekedni, hogy lehetőleg minél kevesebb alkalmazás használatával lehessen elvégezni a munkafolyamatokat, hiszen így produktívabbak lesznek a munkatársak.

Épp ezért kell egy olyan videokonferencia alkalmazást választani, amely a lehető legnagyobb mértékben kielégíti a cég igényeit. Emellett pedig érdemes a megfelelő videokonferencia eszközöket is beszerezni, maximalizálva ezzel a minőséget és a lehetőségeket.

Egy ilyen eszköz használatáról ITT nézheti meg cégünk rövid bemutató videóját.